Şirket içi iletişim sorunları, her şirkette çalışanların sıraladığı sorunların en önde geleni olarak ortaya çıkıyor. İletişim sorunlarını çözmek için getirilen teknolojiyse, yalnız bırakıldığında, yarayı büyütüyor. İnternetle iletişim, günlük yaşamımıza girdiğinden beri, e-postanın yararları ve zararları konuşuluyor. Türkiye'deki nüfusun yaklaşık yüzde 19'unun Internet kullanıcısı olduğu tahmin ediliyor. Araştırmalara göre, büyük şehirlerde, gençler ve çalışanlar arasında bu oran yüzde 80'leri aşıyor. E-posta ofis yaşamının vazgeçilmez bir parçası oldu. Eğer sizin de çalıştığınız şirket resmi iletişim kanalı olarak e-postayı tanımladıysa, iş yaşamınız gitgide bu aracın hakimiyeti altına girmiş demektir.

Otomatik izole yaşam

Servisten inip masanıza ulaşınca sabah çayınızı alır almaz bilgisayarınızı açıyorsunuz, E-posta adresinize gelen mesajları okuyorsunuz. Diğer taraftan da, yahoo, turk.net, hotmail, facebook, gmail uzantılı kişisel adresinizdeki mesajları kontrol ediyorsunuz.

Üstelik her servis sağlayıcı ayrı bir kullanıcı adı tanımlamış, siz de ayrı şifre belirlemiş olduğunuz için bunları hatırlamakta zorluk çekmeye başlayabilirsiniz.

Mesajların bazılarına hemen cevap vermek lazım, yoksa kutunuzun limiti zorlanıyor.

Bazı mesajlar da o kadar eğlenceli ki, derhal başkasıyla paylaşma isteği doğuruyor. Bilgi İşlem departmanının defalarca yasaklamasına rağmen, forward ediyorsunuz arkadaşlarınıza.
Birkaç tane de sorun anlatan mesaj var mutlaka. Ayrıca bir tanesi, altınızdaki, yanınızdaki üstünüzdeki herkese CC'lenmiş. Kimbilir kimler de BCC satırına yazılarak aldılar bu mesajı. Bugün şenlik var yani.

Biri ötekine eklenmiş mesajlar, cevaba ulaşamadan, gitgide uzayarak dolaşacak sanal alemde. Kim ne dedi, niye dedi, üstü ne dediŞ 'Aman, bana bir şey olmasın da' düşüncesiyle yaratılan ilk mesaj geçen dakikalarla kanıt toplayarak gezerken o kadar büyüyecek ki gerçek sorunu anlamak ya da hatırlamak için sayfalarca okumak gerekecek... Hele birden fazla problem ve buna ilişkin mesaj varsa, gününüzün çok büyük bir bölümü bunlarla ilgilenmekle geçecek demektir.

Yüzyüze gelerek ya da birkaç telefonla 15 dakikada çözülecek işler, 'kuyruk' maillerle günlere yayılıyor. "Ben onu kastetmemiştim, sanırım bir iletişim sorunu yaşadık" diye başlayan mesajların sayısı artıyor (Özür ve düzeltme yazıları da ısrarla yine mail ortamında yaratılıyor!).

Herkese 'görmeden' ulaşabilirsiniz

E-posta hemen herkesi ulaşılabilir yaptı. Müşteriden, sıradan bir personele kadar herkes şirket yönetimine, hatta tüm personele aynı anda ulaşabiliyor. İşler belki de daha hızlı ilerliyor. Ama bir o kadar da yanlış gidebiliyor. Kişisel ilişkileri, duygusal ifadeleri yok ediyor. Birinin yıllık izine çıktığını arkadaşlarının odalarına uğrayıp veda etmesinden değil de 'ofis dışında otomatik e-posta yanıtı'ndan, doğum günü olduğunu departmanca kesilen pasta yerine, sistem yöneticisinden gelen standart kutlama mesajından öğreniyoruz.

E-posta kullanımı etiğini, temel iletişim ve görgü kurallarını öğrenmeden, Türkçe'lerini düzeltmeden bu hızlı iletişim gücünü ellerine alanlar, ardarda çamlar da deviriyorlar. 'İki nokta, tire ve kapa parantez' ile personeline mutluluğunu anlatan müdürleri, zincir mesajlarla kişisel sorunlarını çözdüğünü sananları, 'anında, hızlı ve güvenilir iletişim ağı kurarak iletişim sorunlarımızı çözdük' diyenleri hemen uyarmak gerekiyor. Yakında departmanlarında istifalar, devamsızlıklar ve üretimde hatalar artabilir, müşteri memnuniyeti azalabilir görülebilir. Yani, iletişim sorununun yan etkilerini yaşayabilirler...