Verimli ve üretken olmak, başarılı bir çalışma hayatı ve kariyer basamaklarında hızla yükseliş için oldukça kritik bir önem taşıyor.

Dünya her geçen gün değişiyor, buna bağlı olarak çalışma alışkanlıkları da günden güne değişiklik gösteriyor. California Üniversitesi'nde yapılan bir araştırmaya göre, telefon görüşmeleri ve e-postalarla dikkatini dağıtan çalışanların görevlerine geri dönmeleri ortalama 23 dakika sürüyor. Bu noktada teknolojiden yararlanırken gündelik hayatta sonradan edindiğimiz alışkanlıklara da dikkat edilmesi gerekiyor. Telefon kullanım alışkanlığı, iş dışı görevleri yapmak, iş sohbetlerini kontrol etmek, gelen her sorunu ve isteği çözmek gibi davranışların verimlilik üzerinde belirleyici etkisi olduğunu söyleyen uluslararası eğitim platformu Laba’nın Türkiye Ülke Müdürü Elif Tuzlakoğlu, üretkenliği etkileyen 6 çalışan davranışını ve bu davranışların nasıl değiştirilebileceğini sıralıyor.

1. Telefonu sürekli kontrol etmek: Çalışanların yaptığı en büyük hata, telefonları yanlarındayken çalışmaya başlamak oluyor. Bir web sayfasının yüklenmesi çok uzun sürerse hemen telefonlar kontrol edilebiliyor. Bu durum işe geri dönmek ve odaklanmak için yaklaşık 10 dakikalık bir zaman kaybına neden oluyor. Yapılması gereken birkaç basit uygulama ile davranışı değiştirmek mümkün. Odaklanmanız gerektiğinde telefonu erişemeyeceğiniz bir yere koymak, iş yaparken telefonu kapatmak, bildirimleri kapatmak veya kontrol altındaki molalarda telefonu kullanmak davranışı değiştirmek için önemli adımlar arasında.

2. İş dışı görevleri yapmak: Elinizde bir iş varken o anda aklınıza gelen farklı bir işi yapmak zamanla büyük bir sorun haline dönüşen bir davranış. Edinilen bu davranış zamanla işin ilk birkaç dakikasında odaklanmanıza ardından monitör silmek, etrafı toplamak gibi farklı aksiyonlara başlamanıza neden oluyor. Bu gibi durumlarda neyi devredebileceğinizi, erteleyebileceğinizi veya daha sonra yapabileceğinizi düşünmeniz gerekiyor. Üç saatlik verimsiz çoklu görevi yerine getirmek yerine amaca yönelik işleri tercih etmek kazanılan olumsuz alışkanlığın değişmesinde oldukça etkili.

3. Çok fazla tarayıcı sekmesi açmak: Çalışmaya başlarken açılan ve neredeyse hiç kullanılmayan tarayıcı sekmeleri verimliliği olumsuz yönde etkiliyor. Arka planda sürekli olarak açık halde bulunan tarayıcı sekmeleri zaman geçtikçe çalışanları strese sokabiliyor. Stres altında çalışmak kişileri olumsuz etkiliyor. Bu davranış için atılması gereken en önemli adım ise tarayıcı sekmelerindeki içeriklerin gerekliliğini ve önem sıralamasını belirlemek, yalnızca üzerinde çalışılması gereken sayfaları açık tutmak ve bu sayfaları bir listeye dönüştürerek tek sekme gibi sekme düzenleyicileri kullanmak.

4. İş sohbetlerini ve e-postaları sürekli olarak kontrol etmek: Gün içinde iş sohbetlerine bakmak normaldir ancak onları tekrar tekrar kontrol etmekte ısrar ederseniz, her yeni talebi kabul ederseniz, sürekli küçük görevler akışınıza takılabilir ve daha önemli projelere geçemeyebilirsiniz. Burada yapmanız gereken çalışırken e-posta bildirimlerini kapatmak, iş arkadaşlarınıza mesaj trafiği çok yoğun olduğu anlarda rahatsız edilmemeniz gerektiği hakkında bilgi vermek ve gerekiyorsa iş sohbetindeki durumunuzu “Dışarıda” olarak bildirmek.

5. Gelen her sorunu ve isteği çözmek: Yüksek düzeyde uzmanlığa sahip çalışanların dürtüsel olarak problem çözmeye odaklanmaları nadir değildir. Her şeyi hızlı ve kendi başlarına yapmayı tercih ederler ancak zamanlarını ve kaynaklarını belirli bir göreve harcamanın ne kadar uygun olduğunu analiz etmezler. Bu yüzden bu tip çalışanların görevi kendi başına üstlenmemesi, çözüm bulmanın sorumluluk alanında olup olmadığını tespit etmesi ve konu ile ilgili açıklayıcı sorular sorması gerekmektedir.

6. Gereksiz toplantılarda zaman kaybetmek: E-posta üzerinden tartışılabilecek konular için özel olarak toplantı oluşturmak ya da Zoom, Teams gibi uygulamalar aracılığı ile bir araya gelmek verimliliği düşüren bir alışkanlıktır. Her konu özelinde toplantı yapmak doğru değildir. Gerçekten iş ve bilgi aktarımı yapılması gerektiği noktada toplantı gerçekleştirmek hem zaman kaybetmenizi engeller hem de işe odaklanmanızı sağlar.